Quando si lavora in gruppo su documenti condivisi, o quando si apportano modifiche a un documento creato da altri, puo' nascere l'esigenza di evidenziare, e quindi condividere, le modifiche effettuate sul documento.

La soluzione piu' immediata sarebbe quella di creare diverse versioni dello stesso documento, in modo da riscontrare la successione delle modifiche.

Purtroppo pero', in tal modo si rischia concretamente di avere a che fare con decine di file del tipo "documento1versione01a.doc". Cosi' pero' la situazione potrebbe divenire ingestibile in poco tempo.

Grazie allo strumento Revisioni che Word mette a disposizione e' possibile evidenziare le modifiche, i commenti e le correzioni apportate a un documento che debba poi essere verificato ancora da altre persone.

In questo tutorial si mostrera' come agire sia in fase di revisione di un documento, sia quando si avra' a che fare con un documento gia' corretto da altri.

Supponiamo che il nostro lavoro consista nel correggere e commentare un documento che e' stato passato da un collaboratore.

Avviare Microsoft Word, quindi, nel menu posto in alto nella finestra, fare click sulla voce File => Apri... e selezionare il documento che si deve revisionare.

Le operazioni che si possono fare su un documento consistono nell'evidenziare frammenti di testo, inserire ulteriori frasi nel documento originale, aggiungere dei commenti, modificare la formattazione del documento, eliminare delle parole, frasi o interi paragrafi.

Se eseguite in modalita' revisione, queste modifiche risulteranno evidenziate, in modo da essere ben visibili da chi leggera' il documento in futuro.

Per personalizzare le modifiche che si apporteranno al documento, nel menu posto in alto nella finestra, fare click sulla voce Strumenti => Opzioni... quindi sulla scheda Revisioni.

All'interno della scheda Revisioni, si ha la possibilita' di personalizzare a proprio piacimento l'aspetto delle modifiche.
Nella sezione Commenti e' possibile stabilire lo stile (grassetto, corsivo, sottolineato, barrato e cosi' via) e il colore delle modifiche che si apporteranno al documento.
La voce Righe riviste consente inoltre di impostare la posizione dell'indicatore delle righe di testo coinvolte dalle modifiche.

La formattazione delle aree che visualizzano i commenti e' personalizzabile grazie al gruppo di opzioni poste nella parte inferiore della finestra.
In questo contesto e' possibile impostare dove visionare l'area relativa ai commenti e in quali occasioni.

Dopo aver fatto le scelte che interessano, fare click sul pulsante OK per confermarle e chiudere la finestra.

A questo punto e' possibile iniziare a modificare il documento.

Per prima cosa occorre abilitare la modalita' revisione, cliccando, nel menu posto in alto nella finestra, sulla voce Strumenti => Revisioni (oppure utilizzando i tasti di scelta rapida CTRL + MAIUSC + E).
Verra' cosi' visualizzata la Barra degli strumenti Commento di Word, il vero e proprio centro di controllo delle revisioni.


Per iniziare, fare click sull'ultimo pulsante della barra. Come risultato, nella parte inferiore della finestra di Word, verra' visualizzato il Riquadro delle revisioni, una sorta di elenco di tutte le modifiche che si apporteranno al documento.


Sincerarsi anche che nella Barra dei commenti sia selezionato il pulsante Revisioni (la seconda icona da destra).


Ora, si supponga, di voler semplicemente aggiungere del testo a quello originale.
Posizionarsi nel punto prescelto e iniziare a digitare. Il testo verra' distinto in modo netto da quello originale: con le impostazioni di default, apparira' sottolineato e di colore rosso (se continuera' a scrivere con il colore normale del testo, vorra' dire che il pulsante Revisioni non e' stato selezionato).
Appena si inizia a digitare il testo, se ne vedra' comparire una copia all'interno del Riquadro delle revisioni, con un riferimento all'autore e alla data di immissione.

E' possibile tornare sui propri passi, facendo click con il tasto destro del mouse sul testo inserito e scegliere la voce Rifiuta inserimento all'inerno del menu contestuale che compare.

E' possibile operare delle modifiche al testo anche cambiandone lo stile o, piu' semplicemente, eliminandone delle parti. Il documento, in tal senso, viene notificato (ossia, aggiunto di nota), senza cosi' stravolgerne la struttura, o compromettendone la leggibilita'.

Cosi', se, per esempio, si nota che del testo sia superfluo (come una parola ripetuta due volte) si puo' eliminarlo senza problemi: sul lato destro del foglio, la modifica verra' notificata e il testo eliminato sara' nascosto o barrato (a seconda delle impostazioni scelte).
Un discorso simile puo' esser fatto se si decide di cambiare lo stile di parte del testo (utilizzando, per esempio, il grassetto o il corsivo) oppure di evidenziarlo; per evidenziarlo, selezionare il testo che si desidera evidenziare, quindi fare click sul terzo pulsante da destra nella barra dei commenti.

Se si vogliono aggiungere degli appunti senza "sporcare" il testo originale, e' possibile aggiungere un commento. Per far cio', selezionare la porzione di testo alla quale si vuole associare il commento e, all'interno della barra dei commenti, fare click sul pulsante Inserisci commento (il quarto da destra).
Verra' cosi' visualizzato un riquadro nel quale poter inserire il proprio commento: Word colleghera' il riquadro al testo commentato, attraverso una linea tratteggiata.

Una volta terminate le correzioni al documento, cliccare sulla icona Revisioni (la seconda da destra nella barra dei commenti) per tornare alla modalita' normale e salvare il lavoro.

Se, oltre al file revisionato, si vuole produrre anche un elenco cartaceo dei commenti inseriti, nel menu posto in alto nella finestra, cliccare su File => Stampa...

Nella finestra che si apre, all'altezza dell'opzione Stampa di:, scegliere la voce Elenco commenti e fare click su OK.

Operazioni finali

Come si e' detto, lo strumento revisioni si rivela estremamente utile anche nel caso si debba analizzare un documento gia' modificato da altri.

Una volta aperto il file, aprire la Barra dei commenti come visto in precedenza.

Nel caso il documento provenga da piu' revisori, e' possibile limitare la visualizzazione delle revisioni a quelle di un unico autore.

Per far cio', nella Barra dei commenti, cliccare su Mostra => Revisori e selezionare il revisore desiderato.

A questo punto e' possibile passare da una revisione all'altra utilizzando i pulsanti Successivo o Precedente posti sulla barra.

Per ognuno dei commenti o delle modifiche apportate al documento, e' possibile scegliere se accettarle o meno, utilizzando i relativi pulsanti presenti nella barra dei commenti: nel primo caso la revisione andra' a fare parte integrale del testo del documento, andando a perdere le caratteristiche distintive di una revisione. Nel secondo caso, invece, verra' cancellata dallo schermo e ignorata.